PRIVATLIVSPOLITIk

FC Fredericia Akademis dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger for at sikre en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

FC Fredericia Akademi er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Sandra Jensen

Mail: HR@fcfredericia.org

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, arbejdssted
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
Personnummer

2. Oplysninger om ledere, frivillige og instruktører/trænere:

Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til FC Fredericia Akademi.
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn. Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Vores formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

FC Fredericia Akademis berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
Behandling efter lovkrav.
Behandling med samtykke.

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

FC Fredericia Akademi medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

Som led i FC Fredericia Akademis aktiviteter og andre arrangementer, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.

Levering af varer og ydelser du har bestilt.

Administration af din relation til os.

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i relation til FC Fredericia Akademi.

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.

Opfyldelse af lovkrav.

Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.

Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
Brug af situationsbilleder taget i regi af FC Fredericia Akademi, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i idrætsforeningen.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af FC Fredericia Akademi.
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
Rekruttering

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, vurderer vi, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante arrangører.

Arrangører af mesterskaber både inden for og uden for EU, hvis du udtages til at repræsentere FC Fredericia Akademi ved arrangementer inden/uden for EU. Vi vil videregive oplysninger om navn, alder, beskæftigelse samt de idrætsspecifikke oplysninger, som er nødvendige for arrangementets sportslige

gennemførsel.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af FC Fredericia Akademi, som ulønnet leder eller træner, eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af FC Fredericia Akademi.
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af FC Fredericia Akademi.
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.
Rekruttering
Vi vil opbevare ansøgningsmateriale, såsom CV´er og ansøgninger, på kandidater der ikke bliver ansat i en periode på op til 6. mdr., herefter vil materialet blive slettet ud fra intern arbejdsproces.

Hvis vi finder det relevant at opbevare materialet længere, vil kandidaten altid blive kontaktet for samtykke.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder om dig:

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
Retten til indsigt i egne personoplysninger.
Retten til berigtigelse.
Retten til sletning.
Retten til begrænsning af behandling.
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.